通威農業商(shāng)旅數字化：提升企業戰力和(hé)效率價值的(de)利器

2020年(nián)7月下旬的(de)一(yī)天，葉峰首次點開了剛剛上線試運行(xíng)的(de)通威商(shāng)旅數字化平台，發出了第一(yī)張出差申請單，并在系統給出的(de)合規航班信息和(hé)協議酒店中選好了自(zì)己滿意的(de)航班和(hé)酒店。在這張申請單被領導在系統中審批之後，葉峰手  機(jī)上很快收到了訂好機(jī)票(piào)和(hé)酒店的(de)短(duǎn)信，整個流程在幾分鍾之內(nèi)迅速搞定。剛從通威集團審計部調任通威農業發展有(yǒu)限公司任财務部部長(cháng)助理(lǐ)的(de)葉峰，其中一(yī)個重要職責就是推動該公司商(shāng)旅數字化平台的(de)實施落地(dì)。從2020年(nián)4月開始，通威股份與元年(nián)科(kē)技成立聯合項目組後，曆經3個多月的(de)調研、實施，系統在7月下旬進入試運行(xíng)階段。葉峰作為(wèi)系統試運行(xíng)的(de)首個用戶，親身體驗了全部流程，對系統運行(xíng)的(de)直觀評價有(yǒu)助于後續的(de)推廣應用。

“原來在OA系統進行(xíng)差旅申請審批，自(zì)己線下打電話給協議旅行(xíng)社訂機(jī)票(piào)、酒店，需要幾道(dào)手續，整個流程是碎片化和(hé)割裂的(de)，現在線上申請預訂一(yī)體化，大大節約了員工的(de)時間。”除了對差旅流程連貫性的(de)體驗提升之外，葉峰感受更加深刻的(de)還是墊付資金問題。“最大的(de)感受就是員工不需要自(zì)己墊資出差了，機(jī)票(piào)和(hé)火車票(piào)都由公司統一(yī)支付，也省去(qù)了後續的(de)對賬、結算和(hé)報銷流程。”

商(shāng)旅活動伴随着企業的(de)業務活動，但商(shāng)旅效率和(hé)出行(xíng)體驗并不總排在企業的(de)議事日程上，對業務結果的(de)更多關注往往忽略了商(shāng)旅環節的(de)流程優化、效率提升的(de)價值挖掘。事實上，執行(xíng)業務活動的(de)員工戰力與商(shāng)旅體驗息息相關，而審批、墊資、報銷流程的(de)效率就是商(shāng)旅體驗的(de)重要內(nèi)容，商(shāng)旅體驗的(de)好壞甚至直接影響商(shāng)務出行(xíng)效果。因此，利用商(shāng)旅數字化工具改善員工商(shāng)旅體驗、提高(gāo)管理(lǐ)效率是體現商(shāng)旅管理(lǐ)價值的(de)重要基礎。

項目規劃：用定制方案滿足個性需求

商(shāng)旅出行(xíng)和(hé)管理(lǐ)的(de)共性問題比較明顯，市(shì)場上也有(yǒu)很多公共産品可(kě)以選擇。但對企業來說，解決個性化的(de)需求才是項目重點，也是凸顯商(shāng)旅數字化系統價值的(de)突破方向。

通威股份是以農業、新能源雙主業為(wèi)核心的(de)大型民營科(kē)技型上市(shì)公司，是農業産業化國(guó)家重點龍頭企業、全球領先的(de)水産飼料生産企業及重要的(de)畜禽飼料生産企業、全球高(gāo)純晶矽龍頭企業及全球太陽能電池龍頭企業，擁有(yǒu)遍布全國(guó)及海外的(de)200餘家分、子(zǐ)公司，員工3萬餘人。

員工數量多、商(shāng)旅應用量大、商(shāng)旅服務模式老舊(jiù)是通威股份面臨的(de)主要問題。基于對業務規模逐步擴張、管理(lǐ)體系日益複雜、管理(lǐ)精細度要求逐步提高(gāo)、員工服務體驗逐步優化的(de)前瞻判斷，通威股份圍繞“商(shāng)旅服務便捷、優質、高(gāo)效”的(de)建設目标，從員工實際體驗出發，全面啓動差旅業務管理(lǐ)的(de)全流程數字化升級項目。通過商(shāng)旅管理(lǐ)業務系統的(de)搭建促使“财務向業務前移、全面優化企業差旅商(shāng)旅服務資源、全面提升差旅及報銷體驗”，減少繁瑣的(de)事後報銷，更好支持業務發展。同時，商(shāng)旅審批和(hé)費用報銷數字化讓商(shāng)旅風險更加可(kě)控，商(shāng)旅管理(lǐ)高(gāo)效便捷。

通威農業是集團六大業務闆塊（農牧、食品、高(gāo)純晶矽、高(gāo)效電池、光伏組件、光伏發電）的(de)核心業務之一(yī)，是發展曆史最長(cháng)、團隊建設最穩定的(de)子(zǐ)公司。在相當長(cháng)一(yī)段時間內(nèi)，通威農業總部和(hé)股份公司總部在一(yī)起辦公，因此，選擇從通威農業入手試點商(shāng)旅數字化平台建設，能為(wèi)後期整個集團的(de)推廣應用打下更好的(de)基礎。

2020年(nián)4月初，通威農業和(hé)元年(nián)科(kē)技專業顧問團隊組建了實施團隊，随即開始了需求調研的(de)工作，涵蓋通威股份總部（包括财務部、市(shì)場營銷部、特水部、信息部等多個部門）及下屬分子(zǐ)公司。調查對象包括總部财務總監、信息總監及股份行(xíng)政部相關崗位，下屬分子(zǐ)公司行(xíng)政崗位人員和(hé)基層員工。

調研發現，通威股份的(de)商(shāng)旅活動較多，活動頻次為(wèi)1-2次/人/月，且級别越高(gāo)出差越為(wèi)頻繁，高(gāo)級别領導出行(xíng)次數在4次/人/月以上；由于通威所處的(de)行(xíng)業特性，目前商(shāng)旅出行(xíng)主要以飛(fēi)機(jī)及自(zì)駕為(wèi)主，需考慮自(zì)駕線下報銷的(de)應用場景，解決線下報銷難題；手機(jī)端應用普及，員工使用手機(jī)辦公、預定的(de)比例較高(gāo)；缺乏VIP服務內(nèi)容，僅使用航司等原有(yǒu)服務內(nèi)容，無法滿足高(gāo)管的(de)個性化需求；由于沒有(yǒu)統一(yī)的(de)商(shāng)旅資源平台，協議酒店需電話或現場預定，無法通過網絡預定。部分TMC資源質量不佳，引起頻繁的(de)退改簽動作，無法進行(xíng)靈活的(de)行(xíng)程安排。

因此，在項目總體規劃上緊緊圍繞“四個統一(yī)”來構建通威股份的(de)商(shāng)旅服務運營平台。

四個統一(yī)

統一(yī)資源

元年(nián)科(kē)技根據百餘家大型集團企業商(shāng)旅服務建設經驗，結合通威實際情況，個性化定制商(shāng)旅資源及服務組合方案，幫助通威整合商(shāng)旅資源，優化配置。

統一(yī)流程

全面梳理(lǐ)規範通威差旅業務管理(lǐ)流程及标準規範，完善一(yī)套符合通威實際情況的(de)差旅業務管理(lǐ)流程，規範集團及下屬各産業單位差旅流程，為(wèi)統一(yī)平台打好基礎。

統一(yī)平台

構建一(yī)套适用于全集團的(de)差旅業務管理(lǐ)平台，實現業務同源、數據同源、标準同源。

統一(yī)數據

将交易數據、管理(lǐ)數據、核算數據、稅務數據通過一(yī)條業務鏈條按照不同口徑沉澱到同一(yī)平台，充分利用數據實現自(zì)動對賬、數據分析、模型優化。

商(shāng)旅數字化平台通過貫徹“四個統一(yī)”原則，改變了過去(qù)隻能進行(xíng)成本費用統計分析，沒有(yǒu)對差旅制度及标準改善的(de)數據支撐，無法對實際差旅行(xíng)為(wèi)進行(xíng)合理(lǐ)化分析的(de)弊端，可(kě)以對機(jī)票(piào)、火車票(piào)、酒店、滴滴出行(xíng)等各類數據進行(xíng)統計分析，并給出優化建議。

同時，數字化系統通過OCR發票(piào)識别技術減少手工填報方式，線上統付費用、補貼自(zì)動生成，減少出行(xíng)人報銷次數，優化了操作流程，提高(gāo)了員工出行(xíng)體驗，提高(gāo)了管理(lǐ)效率，降低(dī)了運營成本。

服務運營：用靈活架構支撐管理(lǐ)訴求

服務和(hé)運營方案的(de)個性化需要強大而靈活的(de)技術底座做(zuò)支撐，基于元年(nián)PaaS平台和(hé)微服務架構的(de)技術平台是企業可(kě)以靈活設置商(shāng)旅方案的(de)重要保障。

“通威商(shāng)旅數字化在功能設計上有(yǒu)自(zì)己的(de)個性化需求。”葉峰從運營的(de)視(shì)角進行(xíng)了描述，“在預訂環節要執行(xíng)公司的(de)差旅标準和(hé)相關政策，系統已經預置了這些規則，在提供航班、酒店信息之前已經經過了篩選，讓出行(xíng)者的(de)任意選擇都能符合政策要求。針對未使用客票(piào)及重複行(xíng)程預訂，系統都會自(zì)動提醒，避免不良費用支出。航班取消、延誤、無法值機(jī)、到店無房等意外情況都有(yǒu)高(gāo)效響應的(de)應急保障機(jī)制。”
特别在一(yī)些的(de)痛點需求上，數字化商(shāng)旅系統都做(zuò)了針對性的(de)改善。比如(rú)在申請-預訂環節，原來無法使用移動端随時進行(xíng)差旅申請，系統上線後則滿足了所有(yǒu)移動化的(de)申請預訂場景；原來同部門、同項目人員一(yī)起出行(xíng)時，無法一(yī)起申請、訂票(piào)，新系統則可(kě)以由一(yī)人發起多人出行(xíng)，支持一(yī)人訂票(piào)或多人訂票(piào)功能；原來的(de)墊資壓力很大，在新系統中則由企業統付機(jī)票(piào)、酒店，大幅減少員工墊資情況，原來需要自(zì)行(xíng)整理(lǐ)的(de)票(piào)據量也大大減少。

考勤和(hé)報銷則是另一(yī)個痛點需求。原來時效性久的(de)考勤确認流程得到了優化，員工可(kě)以及時确認考勤；差旅補貼随着行(xíng)程結束後，根據出勤時間，與費用報銷一(yī)起自(zì)動支付。

與供應商(shāng)的(de)對賬在沒有(yǒu)系統支持下顯得非常繁瑣，有(yǒu)些發票(piào)還要郵寄，更需要較長(cháng)的(de)時間。數字化商(shāng)旅系統則由員工自(zì)行(xíng)确認預定行(xíng)程及金額，保證結算真實、正确，做(zuò)到申請-預定-線下報銷數據自(zì)動關聯、自(zì)動對賬，大大提高(gāo)了工作效率。
針對通威高(gāo)管更加頻繁出差的(de)情況，系統特别設置了VIP客戶名單管理(lǐ)功能，對每位VIP用戶提供一(yī)對一(yī)的(de)定制服務，提高(gāo)工作效率和(hé)出行(xíng)體驗。同時設置了在機(jī)場、飛(fēi)機(jī)上的(de)一(yī)些增值服務，或者更低(dī)票(piào)價提醒功能。通過第三方協同對員工出行(xíng)提供差旅安全提醒，确保第一(yī)時間獲得援助服務。

“在系統标準功能和(hé)個性化需求方面，元年(nián)實施團隊還是做(zuò)了充分的(de)準備，也依賴元年(nián)PaaS平台靈活的(de)技術架構的(de)支撐。”葉峰對元年(nián)科(kē)技團隊在系統本地(dì)化部署過程中的(de)個性化開發印象深刻，“系統開發需要周期，在确保上線時間和(hé)質量的(de)前提下，項目組優先安排财務部、信息部、市(shì)場部、特水所作為(wèi)試點單位，在完成上線交付之後，再交付更多個性化功能。”

流程整合：用商(shāng)旅系統推動業财融合

“在我們數字化項目推動過程中，商(shāng)旅系統并非孤立存在，而是與全面預算、财務共享、費控報銷、人力考勤等系統相互集成、協同運行(xíng)的(de)管理(lǐ)系統，甚至在某種程度上成為(wèi)推動業财稅融合的(de)一(yī)個共享平台。”葉峰表示，“在稅務系統上線之前，商(shāng)旅數字化系統就用OCR技術進行(xíng)票(piào)據掃描，并對發票(piào)進行(xíng)查重驗證、與供應商(shāng)對賬等相關功能，由于業務需求展開的(de)商(shāng)旅活動很自(zì)然地(dì)就與财務、稅務系統緊密整合在一(yī)起了。”

在統一(yī)的(de)系統平台下，從申請、預訂到結算、付款、對賬、報銷等所有(yǒu)和(hé)商(shāng)旅有(yǒu)關的(de)環節都在一(yī)個平台可(kě)以完成，管理(lǐ)流程也相應地(dì)串聯在一(yī)起，大大提升了數據傳送和(hé)共享效率，也顯著提升了員工的(de)出行(xíng)體驗和(hé)業務、财務管理(lǐ)的(de)集成融合。管理(lǐ)團隊可(kě)以依據這些數據，對商(shāng)旅資源篩選加盟和(hé)服務質量都有(yǒu)更好的(de)選擇和(hé)評價，對員工出行(xíng)行(xíng)為(wèi)的(de)成本分析、差标合理(lǐ)性、主要出差城市(shì)等數據都可(kě)以進行(xíng)多維分析，大大細化管理(lǐ)顆粒度，制定個性化的(de)優化改進措施。

由于商(shāng)旅系統幾乎是全員覆蓋，每個人都機(jī)會嘗試操作這個數字化平台，為(wèi)不同年(nián)齡層次的(de)員工熟悉App功能提供了學(xué)習機(jī)會，培養出适應數字時代的(de)應用模式，使得更多其它系統的(de)應用推廣更為(wèi)便捷。

“我在審計部之前，在信息部做(zuò)過實施顧問，一(yī)開始就抱着學(xué)習的(de)心态下了第一(yī)單，熟悉所有(yǒu)的(de)流程。和(hé)以前電話訂票(piào)模式相比，我是真切感受到這個翻天覆地(dì)的(de)模式變化過程。”葉峰馬上想到的(de)新用戶對新系統肯定有(yǒu)個熟悉的(de)過程，甚至有(yǒu)些負面的(de)情緒，阻礙系統的(de)推廣應用。“因此，把好的(de)經驗傳播出去(qù)，形成一(yī)個良好的(de)氛圍，有(yǒu)利于鼓勵更多同事使用這個平台，熟能生巧。”

從2020年(nián)8月1日正式上線到今天，兩年(nián)多的(de)實踐讓更多的(de)員工感受到系統帶來的(de)便捷。“第一(yī)不墊錢了，第二報銷也快了。”葉峰透露，報銷的(de)量大幅減少的(de)同時，一(yī)般的(de)報銷單據也能在16個工作小時內(nèi)處理(lǐ)完畢，就是2天內(nèi)就能報銷回來。“系統上線後，住宿費節省率25%，機(jī)票(piào)費用節省了30%，這在行(xíng)業內(nèi)也是比較領先的(de)。”

在整合碎片化商(shāng)旅流程的(de)過程中，把出行(xíng)申請、規劃、預訂、結算、支付、報銷等所有(yǒu)環節的(de)數據呈現出來，進行(xíng)量化分析，強化風險管控。通過數字化手段規避頂格報銷、發票(piào)出錯等不合規、不規範的(de)行(xíng)為(wèi)，并根據數據分析給出解決方案。

“商(shāng)旅系統與财務共享實現集成之後，将與正在實施的(de)稅務數字化系統正在一(yī)起，将發揮更大的(de)集成共享價值。”葉峰表示，商(shāng)旅系統與其它系統相互集成、協同運行(xíng)，實現數據及時共享、彙總，有(yǒu)利于從不同維度進行(xíng)彙總分析，并進行(xíng)歸因分析，提出優化方案。比如(rú)對不同部門、航線、退改簽時效、機(jī)票(piào)狀态等進行(xíng)機(jī)票(piào)預訂和(hé)使用的(de)統計分析，對火車票(piào)的(de)座位等級、站點等進行(xíng)統計分析，對酒店價格、房型等數據進行(xíng)統計分析，對滴滴用車服務進行(xíng)時間、地(dì)點等數據的(de)統計分析等，從而建立一(yī)套商(shāng)旅分析體系，對實際差旅行(xíng)為(wèi)進行(xíng)合理(lǐ)化分析，為(wèi)差旅制度及标準改善提供決策建議。

FBC現在沒有(yǒu)項目主數據，包括項目歸屬公司、部門、負責人信息，所以項目組隻能先把項目主數據保存至商(shāng)旅系統中，由商(shāng)旅系統推送FBC主數據信息。FBC被動接收審批人信息，依靠商(shāng)旅傳輸的(de)項目審核人員确認審批流程。由于FBC将作為(wèi)通威未來的(de)全流程引擎系統，因此建議未來由FBC承載主數據信息，作為(wèi)判斷審批條件基礎，由FBC承載主數據及審批條件信息，外圍系統傳輸審批要素相關信息，由FBC确認審批流程及人員。

農牧闆塊的(de)商(shāng)旅數字化系統已經運營得非常成熟了，未來要在通威股份的(de)其它分子(zǐ)公司中全面鋪開，規模效應将很快顯現出來。全面覆蓋的(de)數字化商(shāng)旅系統不僅實現每個業務闆塊不同管理(lǐ)職能的(de)集成融合，還可(kě)以在整個股份公司的(de)層級上進行(xíng)更大規模、更大範圍的(de)數據共享和(hé)集成分析，幫助企業制定更合理(lǐ)的(de)商(shāng)旅政策，持續提升管理(lǐ)績效價值。