必維國(guó)際檢驗集團成立于1828年(nián)，是全球知名的(de)國(guó)際檢驗、認證集團，其服務領域集中在質量、健康、安全和(hé)環境管理(lǐ)以及社會責任評估領域。從成立至今，必維國(guó)際檢驗集團的(de)服務網絡覆蓋150多個國(guó)家，擁有(yǒu)900多個辦事處和(hé)實驗室，約40,000名員工為(wèi)全球終端市(shì)場的(de)370,000個不同領域的(de)客戶服務。在中國(guó)，必維國(guó)際檢驗集團擁有(yǒu)11,000名員工，30個辦公室和(hé)實驗室，并為(wèi)30,000多個客戶提供優質服務。必維國(guó)際檢驗集團是行(xíng)業內(nèi)獲得世界各國(guó)政府和(hé)國(guó)際組織認可(kě)最多的(de)機(jī)構之一(yī)。
一(yī)、合作背景
隸屬于必維國(guó)際檢驗集團的(de)在華公司，全球統一(yī)部署的(de)SAP系統是其主要業務及管理(lǐ)系統，員工費用報銷在PC端操作，手工填報內(nèi)容多、繁瑣，耗用了員工不少的(de)有(yǒu)效工作時間。
由于員工衆多，員工提交的(de)費用報銷單給财務部門帶來了大量的(de)制單的(de)工作，出納人員付款後還需要逐筆(bǐ)錄入核算系統中。同時，在員工報銷填單的(de)便捷性、領導審單的(de)時效性等方面不能滿足日常業務和(hé)管理(lǐ)要求，在一(yī)定程度上延長(cháng)了從員工報銷到财務付款的(de)周期，亟需改變現有(yǒu)的(de)費用管控模式。
二、解決方案
Ø 報銷移動化
基于元年(nián)雲的(de)PC和(hé)移動端一(yī)體化設計，結合必維的(de)業務特點和(hé)管理(lǐ)要求制定了費用報銷智能解決方案，大大提高(gāo)了報銷的(de)便捷性和(hé)時效性，使報銷不再繁瑣。
Ø 管理(lǐ)精細化
單據和(hé)流程設計過程中，充分考慮了必維在華公司的(de)管理(lǐ)需求和(hé)內(nèi)控要求，在報銷流程标準化和(hé)規範化的(de)基礎上實現了費用管理(lǐ)進一(yī)步精細化。
Ø 靈活定義審批流
基于元年(nián)雲社交化的(de)流程引擎，靈活定義了必維在華公司的(de)審批流程，将管理(lǐ)制度嵌入到報銷流程的(de)各個環節，避免人員變更而頻繁調整流程，讓審批流程定義更加便捷、省心。
Ø 統一(yī)待辦入口
實現了員工填單提交後的(de)統一(yī)待辦入口和(hé)郵件提醒，從使用功能和(hé)習慣上滿足了日常審批提醒和(hé)操作需求，以及審批過程中即時溝通交流的(de)社交化體驗。
Ø 智能化生成憑證
單據審批流程完成後，元年(nián)雲将付款指令傳遞給資金系統，通過銀企直連自(zì)動完成付款，并自(zì)動對接核算系統生成會計憑證，高(gāo)效解決了原先存在的(de)付款後手工回寫付款信息和(hé)大量制作憑證工作的(de)問題。
Ø 支持多語言多币種
元年(nián)雲多語言、多币種的(de)設置，很好地(dì)滿足了分公司及員工遍及世界各地(dì)（中國(guó)大陸、中國(guó)香港、法國(guó)、日本、韓國(guó)等）對多語言、多币種的(de)報銷需求。
三、項目成果
元年(nián)雲的(de)PC和(hé)移動端一(yī)體化應用，有(yǒu)效彌補了必維以往缺失移動端造成的(de)不便性，員工可(kě)以利用碎片化時間通過手機(jī)完成費用報銷的(de)填單工作，審批人可(kě)以随時随地(dì)完成審批工作，大幅提升了費用報銷的(de)工作效率和(hé)使用體驗。據統計，必維使用元年(nián)雲進行(xíng)費用報銷的(de)效率提升了200%。
将管理(lǐ)需求和(hé)內(nèi)控要求嵌入到單據和(hé)流程中，不僅加強了內(nèi)部控制，而且進一(yī)步實現流程的(de)标準化和(hé)規範化。同時，打通“申請-消費-報銷-支付-入賬”費用管理(lǐ)的(de)全流程，對費用精細化管理(lǐ)上了一(yī)個新台階。
元年(nián)雲內(nèi)置的(de)憑證模闆和(hé)憑證接口，在單據審批流程完成後自(zì)動生成會計憑證，大量減少會計人員在核算系統中重複的(de)不增值的(de)制單工作，大幅提高(gāo)了會計人員制單的(de)工作效率。
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