無人财務共享時代，電子(zǐ)會計檔案管理(lǐ)将發生哪些變化?

數據中台· 發布時間：2023-11-24

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今年(nián)6月18日，由上海國(guó)家會計學(xué)院主辦，元年(nián)科(kē)技等6家企業聯合主辦的(de)“會計數字化轉型的(de)中國(guó)經驗”主題論壇暨2023年(nián)影響中國(guó)會計行(xíng)業的(de)十大信息技術評選結果發布會在上海國(guó)家會計學(xué)院國(guó)際會議中心順利舉行(xíng)。在2023年(nián)影響中國(guó)會計行(xíng)業的(de)十大信息技術中，電子(zǐ)會計檔案排在第五位，綜合近三年(nián)來發布的(de)結果，我們看到，電子(zǐ)會計檔案始終排在前列。

在數字化轉型的(de)大背景下，且前端的(de)費控系統、共享系統因為(wèi)技術的(de)升級變得越來越自(zì)動化、智能化，傳統的(de)紙質會計檔案的(de)管理(lǐ)模式已經越來越成為(wèi)财務管理(lǐ)的(de)痛點和(hé)難點。

電子(zǐ)會計檔案

管理(lǐ)面臨的(de)困境與曙光

實物會計檔案管理(lǐ)的(de)困境

傳統的(de)實物檔案管理(lǐ)模式下，報銷人員需要粘貼單據，行(xíng)政人員需要收集、協同郵寄，财務人員需要接收、核對，當月結賬後，下月月初時會進行(xíng)憑證的(de)打印并與對應的(de)報銷單據、發票(piào)等原始憑證進行(xíng)匹配、整理(lǐ)，按憑證的(de)順序号排列整齊，後續進行(xíng)裝訂，填寫卷号、期間等等內(nèi)容，最後上架到檔案架。

在這個過程中，帶來了比如(rú)粘貼、郵寄、打印等成本，也帶來了庫房、密集架等保管的(de)成本，因為(wèi)遠程郵寄、依賴人工核對的(de)實物借閱、檔案室實物管理(lǐ)等可(kě)能會導緻檔案丢失、保管損毀等風險，在日常的(de)使用中，頻繁的(de)實物調閱也會導緻效率較低(dī)。

政策法規變化帶來新曙光

· 2020年(nián)6号文的(de)發布、新版的(de)檔案法的(de)發布确定了電子(zǐ)化存儲會計檔案的(de)法律效力。

· 2021年(nián)發布的(de)《電子(zǐ)檔案管理(lǐ)系統通用功能要求》從國(guó)家标準上确定了電子(zǐ)檔案系統的(de)建設規範與要求。

· 2022年(nián)發布的(de)《電子(zǐ)會計檔案管理(lǐ)規範》明确了會計電子(zǐ)會計資料形成、收集、整理(lǐ)、歸檔和(hé)電子(zǐ)會計檔案保管、統計、利用、鑒定、處置等工作的(de)要求。

· 今年(nián)5月17日财務部會計司發布了電子(zǐ)憑證會計數據标準試點的(de)通知，涵蓋了增值稅電子(zǐ)發票(piào)、數電票(piào)、财政電子(zǐ)票(piào)據等9類電子(zǐ)憑證，電子(zǐ)檔案的(de)範圍在持續擴大，進一(yī)步推動檔案的(de)全面電子(zǐ)化建設。

新的(de)時代背景下

電子(zǐ)會計檔案建設的(de)核心目标

無紙趨勢：逐步實現檔案的(de)無紙化管理(lǐ)

短(duǎn)期實現電子(zǐ)發票(piào)、數電票(piào)等電子(zǐ)憑證的(de)無紙化，內(nèi)部生成的(de)比如(rú)入庫單、記賬憑證的(de)無紙化。長(cháng)期看随着政策的(de)持續推進，數電票(piào)的(de)持續推廣，電子(zǐ)憑證會計數據标準試點的(de)持續擴大，将會進一(yī)步推進檔案全面無紙化，減少檔案管理(lǐ)工作的(de)資源占用，降低(dī)管理(lǐ)成本。

符合監管：符合國(guó)家政策監管要求

确保會計檔案的(de)真實性、完整性、可(kě)用性、安全性，符合檔案管理(lǐ)的(de)“四性”檢測要求，符合相關政策法規的(de)管理(lǐ)要求。

高(gāo)效利用：高(gāo)效應對內(nèi)外部的(de)檢查

滿足檔案日常的(de)借閱、查詢，高(gāo)效地(dì)應對內(nèi)外部審計、稅務等的(de)檢查事宜。

加強管理(lǐ)：規範內(nèi)部管理(lǐ)，加強風險管控

通過系統化、集中化、無紙化的(de)電子(zǐ)檔案管理(lǐ)模式替代傳統手工檔案管理(lǐ)模式，實現公司內(nèi)部檔案管理(lǐ)規範統一(yī)，避免檔案丢失、保管損毀等風險。

統一(yī)平台：統一(yī)信息平台，提高(gāo)管理(lǐ)效率

搭建統一(yī)電子(zǐ)檔案管理(lǐ)平台，實現各類檔案采集、存檔、保管、利用全流程自(zì)動化，建立會計憑證、原始附件、影像等資料的(de)高(gāo)效匹配與聯結。

數據價值：助力企業轉型，提升檔案價值

彙集各業務平台信息形成結構化數據，支撐多維度的(de)查詢、分析、統計作業。拓展檔案智能化運用場景，提高(gāo)檔案利用率，展現信息價值。

元年(nián)科(kē)技

電子(zǐ)會計檔案解決方案

元年(nián)觀點

電子(zǐ)會計檔案管理(lǐ)不僅僅是以電子(zǐ)化的(de)技術替換傳統實物檔案的(de)管理(lǐ)，不僅僅是把線下業務搬遷到線上實現，而是要依據國(guó)家持續推進的(de)政策法規、結合企業內(nèi)部的(de)實際管理(lǐ)情況，充分考慮需要歸檔的(de)檔案類型、哪些可(kě)以電子(zǐ)化的(de)內(nèi)容、涉及哪些外部的(de)信息系統、相關檔案管理(lǐ)流程等內(nèi)容，并對前端流程、業财系統提出對應的(de)改造要求。

作為(wèi)财務數字化最後一(yī)公裏的(de)電子(zǐ)會計檔案，深刻地(dì)影響并進一(yī)步推動了企業內(nèi)部管理(lǐ)制度、組織的(de)職責分工、業務流程和(hé)模式、核算标準化的(de)優化。

功能亮(liàng)點

元年(nián)電子(zǐ)檔案管理(lǐ)系統緻力于構建企業級的(de)檔案管理(lǐ)平台，實現檔案的(de)全生命周期管理(lǐ)，包括電子(zǐ)檔案采集與歸檔，實物檔案匹配歸檔，檔案查詢借閱分析，檔案移交銷毀清冊。

對于财務會計檔案來說，依據政策的(de)要求，實現開箱即用，對于如(rú)公文等綜合類檔案，可(kě)基于不同的(de)管理(lǐ)模式，實現元數據、頁面、功能按鈕、字段規則、數據權限等的(de)快速适配。

元年(nián)電子(zǐ)檔案管理(lǐ)系統功能亮(liàng)點集中體現在了自(zì)動化歸集、持續擴展、安全規範、靈活可(kě)配等幾個方面：

· 檔案資料自(zì)動采集歸檔：智能匹配記賬憑證與原始憑證，自(zì)動裝冊、組卷，自(zì)動歸檔電子(zǐ)檔案；不同檔案類型的(de)元數據調整後，系統接口自(zì)動适配，檔案系統無需額外開發；支持在檔案系統調用影像完成實物檔案電子(zǐ)化處理(lǐ)，支持在檔案系統進行(xíng)紙質發票(piào)的(de)OCR識别和(hé)驗真。

· 統一(yī)管理(lǐ)企業各類檔案：會計檔案、合同檔案、公文檔案、稅務檔案、人事檔案等各類企業檔案統一(yī)管理(lǐ)。

· 确保檔案管理(lǐ)信息安全：通過四性檢測、水印控制、檔案溯源、檔案日志、授權下載、遠程審計等滿足檔案信息安全的(de)管理(lǐ)要求。

· 靈活配置不同檔案類型：支持自(zì)定義不同類型檔案，以及對應的(de)元數據、頁面內(nèi)容、案卷規則等的(de)自(zì)定義配置，企業內(nèi)部的(de)其他會計檔案也支持作為(wèi)獨立的(de)類型進行(xíng)歸集，比如(rú)财務管理(lǐ)制度、預算報表等。